Rechtliches
Datenschutzerklärung
Stand: 11. September 2026
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Capiteo ist:
Heinrich Ventures GmbH
Evereststraße 6
81825 München
Deutschland
info@heinrich.biz
2. Welche Daten wir verarbeiten
Besuch der Website und technische Sicherheit
Bei jedem Aufruf verarbeiten unsere Systeme technisch erforderliche Verbindungsdaten, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite sowie Informationen zu Browser und Betriebssystem. Die Verarbeitung dient dem sicheren und stabilen Betrieb, der Missbrauchsabwehr und Fehleranalyse. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Anmeldung und Nutzerkonto
Für die Anmeldung verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und die von Ihnen hinterlegten Profildaten. Capiteo versendet einen einmalig nutzbaren Login-Link, der 15 Minuten gültig ist. Nach erfolgreicher Anmeldung wird eine Session angelegt. Die Verarbeitung ist erforderlich, um das Nutzerkonto und die vereinbarte Nutzung von Capiteo bereitzustellen, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Unterschriften und Kenntnisnahmen
Wenn Sie ein Dokument in Capiteo unterschreiben oder zur Kenntnis nehmen, etwa den Mandatsvertrag, speichern wir das Exemplar verschlüsselt samt Prüfwert und halten zum Nachweis Zeitpunkt, angemeldetes Konto, IP-Adresse, Browserkennung, Anmeldesitzung und den Status der Zwei-Faktor-Anmeldung fest. Die Verarbeitung dient dem Nachweis des Vertragsschlusses, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, und unserem berechtigten Interesse an der Beweisbarkeit, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Diese Angaben bleiben so lange gespeichert wie das unterschriebene Dokument.
Steuerfälle und Zusammenarbeit
Innerhalb eines Steuerfalls verarbeiten wir die von berechtigten Nutzern eingestellten Daten, etwa Fallbezeichnung, Beteiligte, Aufgaben, Nachrichten, Statusangaben und Rollen. Diese Daten dienen ausschließlich der Zusammenarbeit zwischen Mandant und Steuerberater sowie der Dokumentation des Arbeitsstands.
Dokumente
Beim Hochladen verarbeiten wir die Datei selbst, ihren Namen, Dateityp, Größe sowie die für Zuordnung und Prüfung notwendigen Metadaten. Dokumente werden vor der Ablage verschlüsselt. Zugriff erhalten nur Nutzer, die für den jeweiligen Steuerfall berechtigt sind. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; soweit Steuerberater Daten ihrer Mandanten einstellen, erfolgt die Verarbeitung im Rahmen des jeweiligen Mandats.
Optionale Dokumentenerkennung
Eine externe OCR-Verarbeitung erfolgt nur, wenn diese Verarbeitung für ein Dokument ausdrücklich freigegeben wurde. Dabei wird der Dokumentinhalt an Mistral AI zur Texterkennung und Extraktion von Dokumentmetadaten übermittelt. Die Ergebnisse bleiben Vorschläge und werden zur fachlichen Prüfung bereitgestellt. Rechtsgrundlage ist die für die angeforderte Funktion erforderliche Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beziehungsweise Ihre Einwilligung, soweit diese im Einzelfall erforderlich ist.
E-Mails
Wir versenden Login-Links und weitere transaktionale E-Mails über Resend. Hierfür werden die Empfängeradresse und der Inhalt der jeweiligen E-Mail verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beziehungsweise Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die sichere Kontokommunikation.
3. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Wir setzen für den Betrieb von Capiteo weisungsgebundene Dienstleister für Hosting, Datenbankbetrieb, verschlüsselte Objektspeicherung und E-Mail-Versand ein. Diese erhalten Daten nur, soweit dies für ihre jeweilige Leistung erforderlich ist und sind vertraglich zur datenschutzkonformen Verarbeitung verpflichtet.
Bei ausdrücklich freigegebener Dokumentenerkennung ist Mistral AI Empfänger des betreffenden Dokumentinhalts. Mistral AI verarbeitet Daten nach seinem Auftragsverarbeitungszusatz. Weitergehende Informationen finden Sie im Data Processing Addendum von Mistral AI. Für den E-Mail-Versand gilt die Datenschutzerklärung von Resend.
Soweit Dienstleister Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten, erfolgt dies nur bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen, insbesondere auf Basis eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO.
4. Cookies und vergleichbare Technologien
Capiteo verwendet ein technisch notwendiges Session-Cookie mit dem Namen session, um den angemeldeten Zustand zu verwalten. Das Cookie ist nicht für Analyse- oder Marketingzwecke bestimmt, wird mit den Einstellungen HttpOnly und SameSite=Lax gesetzt und ist maximal sieben Tage gültig. Eine Einwilligung ist für dieses technisch notwendige Cookie nicht erforderlich. Wir verwenden auf dieser Website keine Analyse- oder Marketing-Cookies.
5. Speicherdauer
Wir löschen oder anonymisieren personenbezogene Daten, sobald sie für den jeweiligen Zweck nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Nicht eingelöste Login-Links verfallen nach 15 Minuten. Nutzer-, Fall- und Dokumentdaten bleiben grundsätzlich bis zur Löschung des Nutzerkontos oder des jeweiligen Steuerfalls gespeichert; gesetzliche Aufbewahrungspflichten können im Einzelfall eine längere Speicherung erfordern.
6. Ihre Rechte
Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu an info@heinrich.biz.
7. Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für die Heinrich Ventures GmbH ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.
8. Datensicherheit
Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um Daten gegen Verlust, Manipulation und unbefugten Zugriff zu schützen. Dazu gehören rollenbasierte Zugriffsprüfungen je Steuerfall, verschlüsselte Dokumentablage sowie Schutzmechanismen für Sitzungen und zustandsändernde Anfragen.
9. Aktualität dieser Erklärung
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Funktionen von Capiteo oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf dieser Seite verfügbar.