Rechtliches
Datenschutzerklaerung
Stand: 19. Juli 2026
1. Verantwortlicher
Verantwortlich fuer die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Capiteo ist:
Heinrich Ventures GmbH
Evereststrasse 6
81825 Muenchen
Deutschland
info@heinrich.biz
2. Welche Daten wir verarbeiten
Besuch der Website und technische Sicherheit
Bei jedem Aufruf verarbeiten unsere Systeme technisch erforderliche Verbindungsdaten, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite sowie Informationen zu Browser und Betriebssystem. Die Verarbeitung dient dem sicheren und stabilen Betrieb, der Missbrauchsabwehr und Fehleranalyse. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Anmeldung und Nutzerkonto
Fuer die Anmeldung verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und die von Ihnen hinterlegten Profildaten. Capiteo versendet einen einmalig nutzbaren Login-Link, der 15 Minuten gueltig ist. Nach erfolgreicher Anmeldung wird eine Session angelegt. Die Verarbeitung ist erforderlich, um das Nutzerkonto und die vereinbarte Nutzung von Capiteo bereitzustellen, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Steuerfaelle und Zusammenarbeit
Innerhalb eines Steuerfalls verarbeiten wir die von berechtigten Nutzern eingestellten Daten, etwa Fallbezeichnung, Beteiligte, Aufgaben, Nachrichten, Statusangaben und Rollen. Diese Daten dienen ausschliesslich der Zusammenarbeit zwischen Mandant und Steuerberater sowie der Dokumentation des Arbeitsstands.
Dokumente
Beim Hochladen verarbeiten wir die Datei selbst, ihren Namen, Dateityp, Groesse sowie die fuer Zuordnung und Pruefung notwendigen Metadaten. Dokumente werden vor der Ablage verschluesselt. Zugriff erhalten nur Nutzer, die fuer den jeweiligen Steuerfall berechtigt sind. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; soweit Steuerberater Daten ihrer Mandanten einstellen, erfolgt die Verarbeitung im Rahmen des jeweiligen Mandats.
Optionale Dokumentenerkennung
Eine externe OCR-Verarbeitung erfolgt nur, wenn diese Verarbeitung fuer ein Dokument ausdruecklich freigegeben wurde. Dabei wird der Dokumentinhalt an Mistral AI zur Texterkennung und Extraktion von Dokumentmetadaten uebermittelt. Die Ergebnisse bleiben Vorschlaege und werden zur fachlichen Pruefung bereitgestellt. Rechtsgrundlage ist die fuer die angeforderte Funktion erforderliche Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beziehungsweise Ihre Einwilligung, soweit diese im Einzelfall erforderlich ist.
E-Mails
Wir versenden Login-Links und weitere transaktionale E-Mails ueber Resend. Hierfuer werden die Empfaengeradresse und der Inhalt der jeweiligen E-Mail verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beziehungsweise Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO fuer die sichere Kontokommunikation.
3. Empfaenger und Auftragsverarbeiter
Wir setzen fuer den Betrieb von Capiteo weisungsgebundene Dienstleister fuer Hosting, Datenbankbetrieb, verschluesselte Objektspeicherung und E-Mail-Versand ein. Diese erhalten Daten nur, soweit dies fuer ihre jeweilige Leistung erforderlich ist und sind vertraglich zur datenschutzkonformen Verarbeitung verpflichtet.
Bei ausdruecklich freigegebener Dokumentenerkennung ist Mistral AI Empfaenger des betreffenden Dokumentinhalts. Mistral AI verarbeitet Daten nach seinem Auftragsverarbeitungszusatz. Weitergehende Informationen finden Sie im Data Processing Addendum von Mistral AI. Fuer den E-Mail-Versand gilt die Datenschutzerklaerung von Resend.
Soweit Dienstleister Daten ausserhalb des Europaeischen Wirtschaftsraums verarbeiten, erfolgt dies nur bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen, insbesondere auf Basis eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO.
4. Cookies und vergleichbare Technologien
Capiteo verwendet ein technisch notwendiges Session-Cookie mit dem Namen session, um den angemeldeten Zustand zu verwalten. Das Cookie ist nicht fuer Analyse- oder Marketingzwecke bestimmt, wird mit den Einstellungen HttpOnly und SameSite=Lax gesetzt und ist maximal sieben Tage gueltig. Eine Einwilligung ist fuer dieses technisch notwendige Cookie nicht erforderlich. Wir verwenden auf dieser Website keine Analyse- oder Marketing-Cookies.
5. Speicherdauer
Wir loeschen oder anonymisieren personenbezogene Daten, sobald sie fuer den jeweiligen Zweck nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Nicht eingeloeste Login-Links verfallen nach 15 Minuten. Nutzer-, Fall- und Dokumentdaten bleiben grundsaetzlich bis zur Loeschung des Nutzerkontos oder des jeweiligen Steuerfalls gespeichert; gesetzliche Aufbewahrungspflichten koennen im Einzelfall eine laengere Speicherung erfordern.
6. Ihre Rechte
Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Loeschung, Einschraenkung der Verarbeitung, Datenuebertragbarkeit sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen. Eine erteilte Einwilligung koennen Sie jederzeit mit Wirkung fuer die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu an info@heinrich.biz.
7. Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehoerde zu beschweren. Zustaendig fuer die Heinrich Ventures GmbH ist das Bayerische Landesamt fuer Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.
8. Datensicherheit
Wir treffen technische und organisatorische Massnahmen, um Daten gegen Verlust, Manipulation und unbefugten Zugriff zu schuetzen. Dazu gehoeren rollenbasierte Zugriffspruefungen je Steuerfall, verschluesselte Dokumentablage sowie Schutzmechanismen fuer Sitzungen und zustandsaendernde Anfragen.
9. Aktualitaet dieser Erklaerung
Wir passen diese Datenschutzerklaerung an, wenn sich Funktionen von Capiteo oder die rechtlichen Anforderungen aendern. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf dieser Seite verfuegbar.